Firmenumzug – das ist zu beachten
Gerade für wachsende Unternehmen können die vorhandenen Räume irgendwann zu klein oder nicht mehr ausreichend zweckdienlich sein. Vielleicht laufen auch die Mietverträge aus und machen den Umzug in neue Geschäftsräume nötig.
Im ersten Schritt bei einem sich ankündigenden Firmenumzug müssen alle Mitarbeiter und der Betriebsrat informiert werden. Für einige Mitarbeiter kann solch ein Umzug ein einschneidendes Unterfangen werden, etwa wenn durch einen Umzug in eine andere Stadt ein Wohnortswechsel ansteht.
Informiert werden sollten auch Behörden, wie Finanzamt, Verbände, Kammern oder das Gewerbeamt. Überhaupt ist gute Planung aller Abläufe ganz entscheidend, damit beim eigentlichen Umzug möglichst keine Probleme auftreten. Für ein Unternehmen ist Zeit ganz wörtlich Geld und der Arbeitsausfall, der durch einen Umzug entsteht, sollte so gering wie möglich gehalten werden.
Firmenumzug mit Spedition?
Ein Umzug in Eigenregie ist für ein Unternehmen kaum zu realisieren. Der Zeitaufwand und die Organisation sind für „Umzugslaien“ kaum fehlerfrei einzuschätzen und könnten später viel wertvolle Zeit kosten. Auch der Versicherungsschutz ist hier ein wichtiges Kriterium, das dafür spricht, auf die Erfahrung einer soliden Spedition zu vertrauen. Müssen zudem schwere und besonders kostbare Geräte oder Maschinen transportiert werden, scheidet der Umzug nach privatem Vorbild ohnehin aus. Entsteht beim Umzug ein Schaden, dann haftet im Fall des Falles die Spedition, womit finanzielle Verluste ausgeschlossen werden können.
Achtung: Geht es um wirklich hochpreisiges Umzugsgut, dann sollte eine zusätzliche Versicherung in Betracht gezogen werden, da die üblichen Absicherungen nur bis zu 620 Euro pro Kubikmeter Versicherungsschutz bieten.
Kosten lassen sich sparen, wenn die Mitarbeiter beim Umzug aktiv mithelfen. Außerdem fallen die Kosten mit der Menge der zu transportierenden Güter. Vorher gründlich ausmisten kann also Arbeitsaufwand und Kosten deutlich senken.
Die Adresse des neuen Firmenstandortes sollte Kunden und Geschäftspartnern schon vor dem Umzug mitgeteilt werden. Das funktioniert besonders gut und einprägsam über gesonderte Rundschreiben per Post oder E-Mail. Die neuen Kontaktdaten sollten in der Korrespondenz vom neuen Standort aus jedoch noch einige Zeit hervorgehoben werden, um an die Änderungen zu erinnern. Um auszuschließen, dass Briefpost verloren geht, sollte schon frühzeitig ein Nachsendeantrag bei der Post gestellt werden, spätestens jedoch ab dem Umzugstermin selbst.
Wichtig für Unternehmen: Alle Belege rund um den Umzug sollten gesammelt werden, um die angefallenen Kosten steuerlich geltend zu machen.
